Código de Ética y Conducta

1.- Relación entre los Empleados de la empresa La relación entre los Empleados de la empresa deberá darse siempre dentro de un marco profesional, sin perjuicio de las relaciones propias de personas que trabajan dentro de una misma empresa. Lo anterior, implica que cada Empleado deberá mantener estricta reserva de la información confidencial que manejen sobre los clientes, la empresa, sus negocios y/o fondos. Sin perjuicio de lo establecido en el párrafo precedente, los Empleados de la empresa deberán mantener contacto permanente con sus respectivos superiores jerárquicos, debiendo comunicar a éstos la forma en que se desarrollen las operaciones de los fondos administrados, los negocios de la empresa. Será obligatorio, para todos los Empleados de la empresa, informar o reportar directamente a la Gerencia General vía correo electrónico, cualquier antecedente que se considere inusual o anormal, aun cuando no sea necesariamente constitutivo de una Operación Sospechosa, como a si mismo todo eventual incumplimiento a las normas éticas y de conducta organizacional establecidas en el presente Código, como a si mismo, toda disposición legal y/o normativa aplicable, a fin de que se tomen las medidas preventivas y/o correctivas que correspondan.

 

2.- Relación con los clientes Los Empleados de la empresa que, por el cargo que desempeñen, les corresponda tratar personalmente con los clientes en forma más o menos constante, deberán cumplir las siguientes pautas de conducta y comportamiento:

• Deberán mantener una relación de trabajo con el cliente dentro de un marco profesional y ético que permita prestar un servicio satisfactorio, sin exceder las atribuciones que de acuerdo con su cargo les correspondan.

• La relación con el cliente deberá ser cercana, atenta y servicial buscando, dentro de lo posible, mantener un contacto regular con el cliente, en la medida que la naturaleza de los servicios así lo justifique.

• Adicionalmente todos los Empleados de empresa deberán mantener debida y oportunamente informado a los clientes, proporcionándoles con este objeto información exacta, completa y clara, por los medios que permitan asegurar la recepción por parte del cliente y en términos que faciliten su comprensión.

• El Empleado responsable de la gestión del canal de atención a clientes en la empresa deberá responder con especial diligencia las consultas y/o solicitudes que los clientes efectúen a través de dicho canal, velando siempre por la oportuna y suficiente entrega de información y/o solución oportuna de reclamos o requerimientos de los clientes.

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3.- Obligación de confidencialidad Los Empleados de Empresa deberán mantener estricta confidencialidad y bajo absoluta reserva la información que manejen de los clientes, de los fondos administrados, así como también de las inversiones y operaciones de estos. Lo anterior, sin perjuicio que, además, los Empleados de la empresa deberán dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias que rigen en materia de información privilegiada.

 

4.- Conflictos de Interés Se entenderá por conflicto de interés aquellas situaciones potenciales, ya sean reales o aparentes, en las que un asunto privado o motivación personal podría influir indebidamente en el correcto desempeño de funciones y/o en la objetiva toma de decisiones. En el desarrollo de sus funciones, todos los Empleados de Finital, deberán mantenerse atentos a identificar y/o detectar oportunamente, cualquier actividad, interés, relación y/o vinculo que pudiera interferir en que la toma de decisión se realice en forma efectiva e independiente, y/o cuente con la habilidad para actuar en el mejor interés de los fondos administrados. Luego de lo cual el encargado adoptará, de corresponder, las medidas y/o acciones pertinentes. Los Empleados de Empresa deberán actuar siempre en el mejor interés de los fondos administrados. En este sentido, los Empleados, deberán informar a la Gerencia General todo hecho relevante y/o material referido a un potencial conflicto de interés que pudiere presentarse. Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones de dar cumplimiento a las disposiciones, que en esta materia contemplen los demás manuales, códigos, políticas y procedimientos de la Empresa.

 

5.- Normas Éticas y de Conducta Organizacional Relacionadas con la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo Las pautas de comportamiento que deberán seguir y cumplir todos los Empleados de la Empresa, gerentes, ejecutivos, empleados, asesores y otros vinculados a sus actividades, y/o labores diarias, se encuentran establecidas y tratadas en el Manual de Políticas y Procedimientos de Prevención y Detección de Operaciones de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo. 

 

6.- Normas de Conducta y Relacionamientos con Funcionarios Públicos

a) Directrices de Comportamiento y/o interacción con funcionarios públicos:

- Los Empleados deberán comportarse, en todo momento, con rectitud y honestidad, sin buscar en ningún caso el beneficio propio y/o de terceros, distintos de la Empresa, los fondos, aportantes o clientes, a través del uso indebido de su posición o cargo en Finital y/o en nombre de ella.

- La Empresa incentiva y exige a todos sus Empleados, el respeto irrestricto a los organismos y funcionarios de la administración pública, tanto nacionales como extranjeros, y condena toda conducta o actividad que no se enmarque en los procesos formales y lícitos para la obtención de autorizaciones, registros, patentes y demás permisos que sean necesario para el desarrollo de su giro.

- Las reuniones con funcionarios públicos sean nacionales y/o extranjeros, deberán realizarse, en la medida de lo posible, en las oficinas de la institución pública a la que pertenezcan dichos funcionarios o, en su defecto, en las instalaciones de la Empresa. Así mismo, dichas reuniones deben realizarse en días y horarios laborales.

- La atención a funcionarios públicos, nacionales y/o extranjeros, así como la participación en reuniones con ellos, deberá efectuarse siempre y en todo momento, en conjunto con otro Empleado de Finital. Por ejemplo, en caso de fiscalizaciones, visitas de inspección y/o auditorias in situ del regulador en las instalaciones de Empresa.

- Los Empleados deberán informar, en forma previa a su realización, toda reunión o instancia de encuentro con funcionarios públicos, nacionales y/o extranjeros, a su respectivo superior jerárquico directo, mediante correo electrónico y con copia a la Gerencia General de la Empresa. En dicha comunicación se deberán detallar los funcionarios públicos que participarán o estarán presentes en dicho encuentro, los temas o materias a tratar y el lugar, día y horario fijado para la reunión.

- Aquellos Empleados que tengan relación de parentesco o vinculo de cualquier otra índole, con algún funcionario público con el cual deban interactuar en el ejercicio de su cargo, en el desempeño de sus funciones y/o con motivo de sus actividades en la Empresa, deberán poner dicha información en conocimiento previo del Encargado de Cumplimiento y Control Interno, firmando al efecto una Declaración de Vinculo Con Funcionario Público, cuya información será monitoreada por el Encargado de Cumplimiento y Control Interno.

- Cuando la interacción de la Empresa con algún organismo de la administración pública conlleve algún tipo de pago o desembolso económico, el Empleado encargado de efectuar dicho pago o desembolso deberá asegurar, de manera suficiente e idónea, la trazabilidad del origen y destino de dichos fondos, la transparencia del acto o gestión que motive dichos pagos o desembolsos, así como un adecuado soporte documental que permita mantener registro y respaldo del acto, gestión u operación respectiva, las personas y funcionarios que hayan intervenido, y el monto o valor económico involucrado. Finital SpA. 

b) Directrices en materia de comunicación con funcionarios públicos: - Toda comunicación escrita de parte de un funcionario público, nacional o extranjero, que sea recibida por un Empleado de la Empresa, en relación con materias de interés o asuntos referidos a Finital y/o a sus negocios, previo a dar respuesta a la misma, dicho Empleado deberá informar de ello, por escrito y a su superior Jerárquico directo, mediante correo electrónico con copia a la Gerencia General, adjuntando copia de la comunicación recibida. La respuesta deberá ser preparada en forma conjunta por el Empleado respectivo y su superior jerárquico directo, para luego ser visada por el Gerente General. La respuesta será enviada al funcionario público correspondiente, con copia al superior jerárquico directo del Empleado respectivo, de ser ello factible; y en cualquier caso, copia de dicha respuesta deberá ser enviada o proporcionada a la Gerencia General.

- En caso de que un Empleado de Finital mantenga una conversación telefónica con un funcionario público, ya sea nacional o extranjero, una vez concluida la conversación, el Empleado deberá reportarlo a su superior Jerárquico directo, mediante correo electrónico enviado con copia a la Gerencia General. En dicho reporte se deberá informar el o los funcionarios públicos que hayan participado en la conversación correspondiente, así como los temas y asuntos tratados.

 

7.- Canal de Denuncias Cualquier Empleado de la Empresa que tenga conocimiento o indicios de algún incumplimiento a las normas de conducta y pautas de comportamiento contempladas en el siguiente código deberá poner en conocimiento a la Gerencia General vía correo electrónico, donde se asegura la confidencialidad del denunciante y el debido resguardo de la información de la denuncia o denunciante.

 

8.- Observancia al código de ética y conducta organizacional y sus sanciones - Finital incentivará a los Empleados que denuncien toda infracción o incumplimiento al presente Código, y se promoverá su observancia con el ejemplo.

- El Gerente General encargado del cumplimiento de esta área en la Empresa será responsable de difundir el contenido, monitorear la aplicación y controlar el cumplimiento del presente Código de Ética Y Conducta.

- A fin de asegurar la difusión y observancia de este Código, la Gerencia General de Finital, realizará capacitaciones periódicas, a lo menos una vez al año, a todos los Empleados de la Empresa, respecto al contenido, aplicación y debido cumplimiento de las normas de conducta. 

- Cada Empleado deberá estar atento a la conducta de los demás Empleados de la Empresa y, no ser complaciente ante comportamientos indebidos o incumplimientos a este Código por parte de otros, poniendo dichas situaciones en inmediato conocimiento del Encargado de Cumplimiento y Control Interno de la Sociedad.

- El Encargado de Cumplimiento y Control Interno de la Empresa, en este caso la Gerencia General comunicará toda infracción o incumplimiento a las normas de conducta establecidas en este Código, de manera de adoptar las acciones correctivas correspondientes, con la premura que permita evitar el agravamiento de las situaciones detectadas o denunciadas.

- La Gerencia General se pronunciará al respecto y tomará las medidas que correspondan y, en su caso, determinará la procedencia de aplicar eventuales sanciones por incumplimientos o infracciones al presente Código de Ética y Conducta.

- Las sanciones, en caso de corresponder, podrán ir desde una amonestación verbal o censura por escrito al Empleado que haya infringido alguna norma del presente Código, hasta su desvinculación de la Empresa.

- La Gerencia General, responsable del Cumplimiento y Control Interno recomendará las modificaciones y complementaciones a este Código que estime necesarias, para su aprobación y posterior incorporación.